Uzņēmuma digitalizācija: kas Latvijā jau ir obligāts un kas vēl nav

Šogad visbiežāk dzirdam jautājumu: vai mums jau bija jāpāriet uz e-rēķiniem un vai esam nokavējuši?

Atbilde ir atkarīga no tā, kas ir rēķina saņēmējs. Vienā gadījumā prasība ir spēkā jau tagad. Otrā laika vēl ir gads un četri mēneši, un tieši tur rodas biežākā kļūda: šķiet, ka laika ir daudz, bet tas vajadzīgs procesu sakārtošanai, ne tikai programmas iegādei.

Īsumā

Strukturēts elektroniskais rēķins starp diviem uzņēmumiem, kas nav budžeta iestādes, kļūst obligāts 2028. gada 1. janvārī. Ja rēķina saņēmējs ir budžeta iestāde, prasība ir spēkā jau tagad, un no 2026. gada 1. janvāra šo rēķinu dati jānodod arī Valsts ieņēmumu dienestam. Abi termiņi ir Grāmatvedības likuma pārejas noteikumos. Prasība attiecas nevis uz rēķina izskatu, bet uz tā formātu: rēķinam jābūt mašīnlasāmam un jāatbilst standartam. PDF fails e-pastā to neizpilda.

Divi datumi, kurus bieži sajauc

Grāmatvedības likuma 11. panta četrpadsmitā daļa nosaka, ka rēķinu, kuru uzņēmums izsniedz citam Latvijas Republikā reģistrētam uzņēmumam, noformē kā strukturētu elektronisko rēķinu. Termiņus nosaka nevis pats pants, bet likuma pārejas noteikumi, un tie šķir divus gadījumus.

Pārbaudījām Grāmatvedības likuma aktuālajā redakcijā 2026. gada 14. augustā:

Kam izrakstāt rēķinu	Strukturēts e-rēķins obligāts	Dati jānodod VID
Budžeta iestādei	jau spēkā	no 2026. gada 1. janvāra
Citam uzņēmumam	no 2028. gada 1. janvāra	no 2028. gada 1. janvāra

Pārejas noteikumu 8. punkts atliek prasību līdz 2028. gada 1. janvārim tikai tad, ja rēķina saņēmējs nav budžeta iestāde. Pārejas noteikumu 10. punkts nosaka datu nodošanu Valsts ieņēmumu dienestam: budžeta iestāžu gadījumā no 2026. gada 1. janvāra, bet 8. punktā minētajiem uzņēmumiem no 2028. gada 1. janvāra.

No tā izriet praktiska lieta, kuru ir vērts pārbaudīt vēl šonedēļ. Ja jūsu klientu vidū ir kaut viena budžeta iestāde, jūs neesat 2028. gada grupā. Jūs esat tajā grupā, kurai termiņš jau ir pagājis.

Ko likums sauc par strukturētu rēķinu

Likums šo terminu definē pats, un tieši definīcijas dēļ PDF neder. Strukturēts elektroniskais rēķins ir rēķins, kurš sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas ļauj to automātiski un elektroniski apstrādāt, un kurš atbilst Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017.

Divas lietas šajā definīcijā ir svarīgas ikdienā.

Pirmkārt, rēķinam jābūt nolasāmam ar programmu. PDF fails, ko pievieno e-pastam, ir dokuments cilvēka acij: cilvēks summu atrod, grāmatvedības programma ne. Elektroniska nosūtīšana un elektronisks rēķins šajā likumā nav viens un tas pats.

Otrkārt, formāts nav brīvi izvēlams. Ministru kabineta 2025. gada 9. decembra noteikumi Nr. 749 (pārbaudījām tajā pašā dienā) nosaka, ka Valsts ieņēmumu dienesta e-rēķinu iesniegšanas risinājumā XML struktūra atbilst UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai.

Pa kādiem kanāliem rēķinu var sūtīt

Tie paši noteikumi Nr. 749 kanālu izvēli atstāj uzņēmumam, un izmantot drīkst vienu vai vairākus.

Apritē ar darījuma partneriem noteikumu 4. punkts nosauc oficiālo elektronisko adresi, ja konts ir aktivizēts, pakalpojumu sniedzēja jeb operatora piegādes kanālu un citu elektroniskās piegādes kanālu, pie kura pieder gan starpsistēmu integrācija, gan e-pasta adrese.

Datu nodošanai Valsts ieņēmumu dienestam noteikumu 10. punkts nosauc oficiālo elektronisko adresi, ar dienesta API integrētu operatora kanālu un elektroniskās deklarēšanas sistēmas API vai datņu augšupielādi.

Vienā gadījumā abi saraksti sakrīt, un viens darbs atkrīt. Ja apritei izmanto oficiālo elektronisko adresi, tad Oficiālo elektronisko adrešu informācijas sistēma rēķina ziņojumu un tā informāciju Valsts ieņēmumu dienestam nodod automātiski, un atsevišķi to darīt nevajag.

Ievērojiet arī to, ka e-pasts kanālu sarakstā ir iekļauts. Tā nav atkāpe no formāta prasības: pa e-pastu drīkst sūtīt, bet sūtāmajam failam joprojām jāatbilst standartam.

Kam prasība nav jāpilda

11. panta sešpadsmitā daļa pieļauj atkāpes, un lielākajai daļai uzņēmumu nozīme ir tikai vienai no tām. Tā attiecas uz darījumiem, kuros samaksu apliecina dokuments, kas sagatavots saskaņā ar noteikumiem par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču lietošanu. Kases aparāta čeks paliek čeks.

Pārējās atkāpes ir šauras un tematiskas: rēķini, kas ģenerēti Nacionālā veselības dienesta vai Nodarbinātības valsts aģentūras informācijas sistēmās, un atsevišķas valsts drošības iestādes.

Kāpēc termiņš nav tik tāls, cik izklausās

Tā kā termiņš ir uzrakstīts kā prasība rēķinam, to viegli uzskatīt par grāmatvedības jautājumu. Taču, lai to izpildītu, jāmaina process, un tieši tas prasa laiku.

Rēķins, ko programma noformē pati, prasa, lai dati jau būtu programmā. Ja klienta rekvizīti, līgumā norunātā cena un piegādātais apjoms šodien atrodas trijās dažādās vietās un viena no tām ir kāda darbinieka e-pasts, tad automātisks rēķins nav iespējams, kamēr tās vietas nav savienotas. Šī savienošana arī ir uzņēmuma digitalizācija, un tā nav programmas iegāde.

Darbs parasti sadalās četrās daļās:

• darījuma dati un rekvizīti vienuviet, no kurienes tos var nolasīt
• rēķina izveide no šiem datiem, nevis atkārtoti ievadot tos ar roku
• kanāls, pa kuru rēķins aiziet, un veids, kā apstiprinājums nonāk atpakaļ
• ienākošie rēķini, kuri tagad pienāks strukturēti

Pēdējo daļu aizmirst visbiežāk. Prasība ir uzrakstīta rēķina izrakstītājam, bet lielākais ieguvums ir saņēmējam: ienākošs rēķins, kas ir mašīnlasāms, vairs nav jāievada ar roku.

Ar ko sākt

Ja klientu vidū ir budžeta iestāde, sāciet ar to, jo tur termiņš jau ir pagājis.

Ja nav, tad pirmais darbs nav rēķins, bet atbilde uz jautājumu, no kurienes rēķina dati nāk šodien un cik reižu tos kāds pārraksta no vienas vietas otrā, pirms tie nonāk rēķinā. Šo atbildi var uzrakstīt vienā lapā, un tā diezgan precīzi parāda, cik liels darbs ir priekšā. Uzņēmumam, kuram dati jau ir vienā sistēmā, atliek nomainīt formātu. Uzņēmumam, kuram tie nav, priekšā ir tieši tas darbs, kura dēļ ar šo termiņu ir vērts sākt tagad.

Ja šeit noder skats no malas, procesu automatizācija un datu apstrāde ir mūsu ikdienas darbs.